İlk imaj daima önemlidir. İster bir dersin ödevini gönderirken, ister bir işe başvururken, isterse herhangi bir isteğinizi resmi veya kurumsal özelliği olan bir yere iletirken oluşturacağınız imajdır bu.
1. KİŞİSEL E-POSTA YAZIŞMALARI
1.1. E-Posta adresiniz:
E-Posta adresinizi resmi bir işte kullanacağınızı ve e-posta adresinde kullanacağınız isim ve takma isimlerin (nickname) sizin kimliğinizi ve karakterinizi yansıtacağını unutmayınız. İlk imajı buradan oluşturuşunuz. Bu nedenle e-mail adreslerinizde mutlaka soyadınızı kullanınız. İsim ve soy işim de olabilir. Bunların kısaltmaları da olur. Ancak soy isme dayalı olması önemlidir.
1.2. E-Posta Konu kısmı:
Konu (Subject) Kısmına mutlaka konuyu yazınız, boş göndermeyiniz. Örneğin Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na bir hata ile ilgili başvuruda bulunurken konu kısmına dersin kısaltılmış adını (Örneğin Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi için ÜBYS veya Öğrenci Bilgi Sistemi için OBS kısaltmaları gibi) ve ilgili hatanın adını mutlaka yazınız. Aşağıdaki konu örneğini alıp kendi deneyinize uyarlayabilirsiniz.
Konu: ÜBYS Giriş Raporu
Benzer uygulama ödev, proje vb diğer yazışma konularına da uygulanabilir.
1.3. E-Posta İçerik kısmı:
Yazmanız gereken içeriği mutlaka içerik alanına yazınız. Konu (subject) kısmına kesinlikle içerik yazmayınız. Telefondan e-posta yazarken bu hatayı yapan çok oluyor. Dikkat edilmelidir.
E-posta içerik kısmına mutlaka bir selamlama ile başlanmalıdır.
Selamlama
E-posta yazarken mutlaka bir hitap şekliyle başlayınız. Tıpkı bir ortama girdiğinizde oradakileri nasıl selamlıyorsanız aynen öyle. Aşağıda bazı örnekler verilmiştir.
Tanımadığınız resmi veya özel bir kurum yetkilisine yazarken:
Sayın Yetkili,
İsmini bildiğiniz fakat tanımadığınız bir yetkiliye yazarken:
Sayın Onur ALTINTAŞ,
İsmini uzun zamandır bildiğiniz ve sizi tanıyan bir yetkiliye yazarken:
Merhaba Onur Bey,
Bir öğrenci olarak Bölüm Başkanına yazarken:
Merhaba Hocam,
Bir öğrenci olarak bölümdeki öğretim üyeleri ve araştırma görevlilerine yazarken:
Merhaba Hocam,
Bolüm Başkanlığına kurumsal e-posta gönderirken
Bilgisayar Mühendisliği Bölüm Başkanlığına,
Detay
Selam verdikten sonra yeni bir paragraftan başlayarak içerik kısmına mutlaka e-postayı neden gönderdiğinizi yazınız. Unutmayınız ki e-postayı okuyan kişi sadece okuduklarını bilir. Sizin kafanızdakileri bilemez. Bu nedenle gerekli bilgi ve detayları yazınız.
Kesinlikle içeriği boş e-posta göndermeyiniz.İçerik kısmı resmi bir yazışma formatında olmak zorundadır. Örnek E-Posta içerikleri
aşağıda verilmiştir.
Örnek 1
Merhaba Hocam,
Görsel Programlama dersi kapsamında hazırlamış olduğum C# Örnek projeler hazırlık raporu ektedir.
Gereğini arz ederim. Saygılarımla,
123456 Onur ALTINTAŞ
Örnek 2
Merhaba Sayın Yetkili,
Web Sitemizin slider bölümüne eklenmesi talep edilen görselller ekte sunulmuştur.
Gereğini arz ederim. Saygılarımla,
123456 Onur ALTINTAŞ
Örnek 3
Merhaba Hocam,
Bugün yapılan ve biraz önce sona eren Web Tasarım ve Kodlama dersi ara sınavına ait cevaplarımı teknik aksaklıklardan dolayı KUZEM Sınav Sistemindeki arayüz üzerinden yükleyemedim. Bu e-postaya ekleyerek size gönderiyorum.
Değerlendirmek üzere kabul etmenizi arz ederim. Saygılarımla,
123456 Onur ALTINTAŞ
NOT: Bir üst makama yazarken tıpkı dilekçe yazar gibi yazınızı “arz ederim” diyerek bitiriniz. Unutmayınız ki Üst makam alt makama “rica” eder. Alt makam üst makamdan “arz” eder.
1.4. Dosya ekleme:
Derslerinizle ilgili konularda eklenecek dosyanın adı mutlaka kendi numaranız ile birlikte adınızı ve soyadınızı içermelidir.
Eğer e-imza talep formu gönderiyorsanız belgeye isim/soyisim mutlaka eklenmelidir.
Eğer ödev gönderiyorsanız ödevin numarası veya adı da dosya adına eklenmelidir.
Eğer sınav evrakı gönderiyorsanız numaranız ve adınız soyadınızdan sonra dersin adı ve
sınavın adı da eklenmelidir.
Lütfen, proje.rar, ödev.rar, lab.rar, sınav.rar, arasınav.rar, final.rar gibi genel isimler kullanmayınız. Unutmayınız ki bu genel isimleri sizden başkaları da kullanabilir ve dosyalarınız karışır. Kendi dosyanızı başkalarının dosyasından ayırın.
Örnek dosya isimleri
Onur ALTINTAŞ E_İmza Talep Formu.xls
O.altintas (Guncel_Birim Bilgileri.rar
123456 OnurAltintas (YBS-Arasınav).rar
1.5. E-Posta Yanıtlama:
Bir konuda karşılıklı yazışma yapılırken yanıtla veya reply seçenekleri kullanılarak gelen e-postaya cevap yazılmalıdır. Bu yapılırken cevap yazısı en üstte yer alacak şekilde o konu ile ilgili yazışmalar aşağıda bırakılmalıdır.
Aynı konuda önceden yapılan yazışmalar silinmeden içerikte bırakılmalıdır. Böylece taraflar daha önce neler yazdıklarını görerek yazışmaya daha sağlıklı devam edebilirler.
Aynı konudaki yazışmalar sonlanıncaya kadar bu uygulamaya devam edilir. Farklı bir konudaki yazışma yeni bir konu başlığıyla başlatılmalıdır.
Yazışma süreci bitmiş konu başlığı ile yeni ve farklı konuda bir e-posta gönderilmemelidir. Yeni e-postanın konusu yeni içeriğe uygun olmalıdır.
1.6. Uyarı:
Bir çalışmanın sonuç raporunun hazırlanıp dosyalanması ve sunulması o çalışmanın yapılması kadar önemlidir. Bunu unutmayınız.
2. GRUP OLARAK E-POSTA YAZIŞMALARI
2.1. E-Posta adresiniz:
Grup çalışmalarında gruptaki öğrencilerden biri temsilci olarak seçilir ve tüm grup adına yazışmaları yürütür. Kurumlarda bu görevi kurum sekretaryaları yapar. Gruptaki bütün öğrencilerin e-posta adresleri Ayrıt 1.1 de belirtilen özellikleri taşımalıdır.
2.2. Gönderilecek E-posta adresleri:
Grup çalışmalarında grup adına yazışma yapılırken öğrencilerden biri temsilci olarak seçilir ve tüm grup adına yazışmaları yürütür. Bu öğrenci grup adına veya grup çalışması ile ilgili bir e-posta gönderirken bir kopyasını da mutlaka takımın diğer üyelerine göndermelidir. Bunun için takımın diğer üyelerine ait e-posta adresleri de Bilgi: kısmına eklenmelidir.
Unutulmamalıdır ki takımın diğer üyeleri kendi adlarına gönderilen e-postanın içeriğini ve ekinde
nelerin gönderildiğini bilme hakkına sahiptir. Bu uygulama takımın tüm üyelerinin yazışmaya dâhil edilmesi anlamına gelir ve grup adına yapılan yazışmaların kontrolünü sağlar. Profesyonel iş hayatında da aynı uygulama vardır.
Aşağıda bir örnek verilmiştir.
Türkçe
Gönderen: Temsilci seçilen öğrencinin eposta adresi
Kime: Gönderilecek e-posta adresi
Bilgi: Takımın diğer üyelerine ait e-posta adresleri
Gizli:
English
From: E-mail address of the student representing the group
To: E-mail address where the message suppose to go
CC: E-mails of the other students in the group
BCC:
E-postalarda 3 tür alıcı adresi alanı vardır. Bunların anlamları aşağıdaki gibidir.
Kime (To) : Asıl alıcı
Bilgi (CC: Carbon Copy): Asıl alıcının yanı sıra e-postanın ilgilendirdiği diğer kişiler
Gizli (BCC: Blind Carbon Copy): E-posta adresi diğer alıcılar tarafından görünmeyecek olan alıcı adresi.
2.3. E-Posta Konu kısmı:
Konu (Subject) Kısmına mutlaka konuyu yazınız, boş göndermeyiniz. Örneğin bir destek talebi ilgili e-posta gönderirken konu kısmına Konu detayının kısa halini ve ne hatası olduğunu yazabilirsiniz.
Konu: ÜBYS Pozisyon Tanımlama Hatası
2.4. E-Posta İçerik kısmı:
İçerik kısmına mutlaka önceki kısımda (Kişisel e-posta yazma) açıklandığı gibi bir selamlamayla başlayınız.
Bir sonraki paragraftan başlayarak e-postayı neden gönderdiğinizi yazınız. İçerik kısmı resmi bir yazışma formatında olmak zorundadır. Örnek bir E-Posta ara yüzü aşağıda verilmiştir.
Örneğin;
Merhaba Hocam,
Yönetim ve Bilişim Sistemleri dersi kapsamında hazırlamış olduğumuz dönem projesi raporu ektedir.
Gereğini arz ederiz. Saygılarımızla, AAAA Grubu Adına
123456 Onur ALTINTAŞ
2.5. Dosya ekleme:
Eklenecek dosyanın adı mutlaka kendi adınızı ve soyadınızı içermelidir. Belge, kısa iş ismi de eklenebilir.
Lütfen, talep.rar, hata.rar, resim.rar, sınav.rar, gorsel.rar, final.rar gibi genel isimler kullanmayınız. Unutmayınız ki bu genel isimleri sizden başkaları da kullanabilir ve dosyalarınız karışır. Kendi grubunuzun dosyasını başkalarının dosyasından ayıracak önlemi almalısınız.
Takım adına gönderilen e-postalara eklenecek dosyaya grup numarasının adı verilmelidir.
2.6. E-Posta Yanıtlama:
Bir konuda karşılıklı yazışma yapılırken tümüne yanıtla veya reply all seçenekleri kullanılarak gelen e-postaya cevap yazılmalıdır. Yani yazılan cevap o konuya dâhil edilmiş olan herkese gitmelidir. Tabii ki özel cevap verilecekse sadece gönderene cevap yazılabilir. Cevap verilirken, cevap yazısı en üstte yer alacak şekilde o konu ile ilgili yazışmalar aşağıda bırakılmalıdır. Aynı konuda önceden yapılan yazışmalar silinmeden içerikte bırakılmalıdır. Böylece taraflar daha önce neler yazdıklarını görerek yazışmaya daha sağlıklı devam edebilirler. Aynı konudaki yazışmalar sonlanıncaya kadar bu uygulamaya devam edilir. Farklı bir konudaki yazışma yeni bir konu başlığıyla başlatılmalıdır.
NOT: E-posta ayarlarında genellikle cevap yazısı önceki içeriğin altına gelmektedir. Bu ayarların değiştirilip cevap yazısının altında gönderenin adıyla birlikte en üstte yer alması sağlanmalıdır.